Kære marketingchef – sådan onboarder du freelancere, så du får alle fordelene med

Af: Carsten Bjerregaard, CEO, Marketingcapacity.com

Marketinglandskabet ændrer sig konstant. Derfor må marketingafdelinger også tilpasse sig for at kunne levere resultater. Nye teknologier, pres på performance og øget behov for specialviden gør det umuligt for et fast internt team at løse alle opgaver med høj kvalitet. Derfor supplerer stadig flere virksomheder deres kerneteam med et økosystem af specialiserede freelancere. Som et strategisk valg for at kunne skabe større effekt ud af et givet marketingbudget.

Trenden med at tænke i økosystemer med flere freelancere vil fortsætte og tage til, men hvis man som virksomhed vil have det fulde udbytte af freelance-samarbejder, kræver det måske, at man gentænker onboarding, samarbejde og ledelse. Denne artikel giver et bud på, hvordan du kan gøre.

Derfor går strategien med freelancere i marketing sin sejrsgang

Freelancere er ikke kun til nødsituationer eller flaskehalse. De kan brugt rigtigt være en nødvendig strategisk forlængelse af dit team. Blandt de mest åbenlyse fordele er fleksibilitet, kvalitet og omkostningseffektivitet.

1. Fleksibilitet og skalering

En af de største fordele ved freelancere er fleksibilitet. Du kan hurtigt skalere op og ned, alt efter kampagner, sæsonudsving eller nye projekter. Lige fra en salgskampagne til en relancering af en hjemmeside. Ifølge en rapport fra Deloitte anser 85 % af topledere fleksibel arbejdskraft som en afgørende konkurrencefordel i fremtidens organisationer (Deloitte, Global Human Capital Trends, 2023).

2. Specialviden lige ved hånden

Med et økosystem af freelancere har man adgang til mange af de nødvendige discipliner – SEO, paid, e-mail automation, content, CRO, og meget mere. Freelancere giver dig inhouse tilgang til dyb specialviden uden at du skal finde et eksternt specialistbureau inden for en niche. Det gør det lettere at operere med et agilt og kompetent team, der kan levere på tværs af kanaler og taktikker.

3. Øget effektivitet og lavere omkostninger

Freelancere er drevet af leverancer – ikke processer. De arbejder ofte projekt- eller timebaseret, og det betyder faktisk ofte et højere effektivt output pr. time sammenlignet end selv fastansatte. Ifølge Upwork’s Future Workforce Report (2023) angiver 73 % af virksomheder, der bruger freelancere, at de opnår højere effektivitet i leverancer, når samarbejdet er veldefineret.

Men netop fordi freelancere arbejder anderledes, skal de også onboardes anderledes. I mit arbejde med at finde og integrere freelancere i blandt andre over 40% af C25 virksomhedernes marketingarbejde, har jeg gjort nogle erfaring om, hvordan man får det bedst mulige udbytte.

Light onboarding – med tydelig retning

Hvis du finder den rigtige freelancer med relevant erfaring, kan du komme hurtigt i gang. Mange som samarbejder med MarketingCapacity.dk bliver faktisk overraskede over, hvor hurtigt de kan have en freelancer on site. Og at freelancere ofte ’rammer jorden løbende’.

Dette til trods vil jeg anbefale, at man lige tænker over, hvordan man kommer bedst muligt i gang.

Den gode nyhed er, at du ikke behøver at tage hele HR-manualen frem. Freelancere forventer ikke (og nogle ønsker måske ikke) den samme opstartsproces som en fastansat. Men det betyder ikke, at man skal springe onboarding over. Der skal bare fokuseres anderledes.

Freelancere bliver som regel valgt, fordi de er eksperter. Derfor har de ikke brug for faglig oplæring, men derimod:

• En kort introduktion til din virksomhedens tone of voice, målgrupper og måde at arbejde på
• Adgang til nødvendige systemer og platforme (CMS, kampagneværktøjer, Slack/Teams, etc.).
• En kontaktperson, de kan gå til i løbet af den første uge

En undersøgelse i Harvard Business Review fremhæver netop “adgang til information og beslutningstagere” som den vigtigste succesfaktor i freelance-samarbejder, særligt i kortere eller projektbaserede engagementer (HBR, 2021).

3 konkrete steps:

• Lav en tjekliste med de vigtigste links og logins
• Brug fx en kort Loom-video, hvor du præsenterer projektet og teamet
• Giv tydelige rammer for, hvordan feedback, iteration og afleveringer foregår

NB: Ikke “single point of contact”

Mange marketingteams begår den fejl at behandle freelancere som små bureauer, der skal styres gennem én fast kontaktperson. Det er måske meget naturligt, hvis man mest er vant til at arbejde med eksterne bureauer. Men det dræber både tempo og værdi. Lige som det vil gøre, hvis faste medarbejdere altid skulle gå igennem en fælles kontaktperson.

Freelancere er bedst, når de bliver integreret i teamet – og arbejder tæt sammen med kolleger, stakeholders og beslutningstagere. Ifølge Forbes føler freelancere sig både mere engagerede og leverer hurtigere, når de arbejder delvist onsite og har direkte adgang til teamet (Forbes, 2022).

Se dine freelancere som deltidskollegaer – ikke som eksterne “leverandører”. Giv dem:

• Mulighed for at deltage i relevante teammøder
• Adgang til projekttråde og kommunikationskanaler
• Fælles mål og evalueringer sammen med teamet

Det skaber ikke bare hurtigere fremdrift – det giver også gensidig læring og bedre resultater.

Tidsregistrering og struktur = bedre samarbejde

Et af de steder, hvor der ind imellem kan opstå gnidninger i freelance-samarbejder handler om tid, scope og afregning. Det er ikke nok at “regne med cirka 20 timer”, hvis man ikke følger op.

Sørg for, at I har et system på plads til:

• Tidsregistrering (fx Toggl, Harvest, Clockify)
• Projektstatus og opgaveoversigt (fx Asana, Trello, Notion)
• Afregning og betalingsaftaler (gerne i skrift)

Ifølge Upwork’s seneste rapport oplever 63 % af virksomheder, at de får en mere produktiv og gennemsigtig freelance-indsats, når tidsforbruget dokumenteres løbende og deles med teamet (Upwork, 2023).

På platformen MarketingCapacity.com er tidsregistrering, scope og afregning samlet ét sted – og hjælper med at få samarbejdet til at køre mere gnidningsløst. Hver uge bliver der genereret og sendt timerapporter til den virksomhed, som freelanceren arbejder for. Med opgørelse af hvad, hvornår og hvor meget, der bliver arbejdet på diverse opgaver.

Konklusion

Freelancere er ikke kun en midlertidig løsning – de er et strategisk aktiv, hvis du onboarder dem rigtigt. Du får specialviden, skalerbarhed og eksekveringskraft.

Men sørg for at skabe fundamentet for, at de kan levere varen:

• Giv en let, men struktureret onboarding
• Se dem som en del af teamet – ikke som “eksterne”
• Sørg for klarhed omkring tid, scope og kommunikation

Med det rette setup vil dine freelancere ikke bare “hjælpe til” – de vil accelerere dit teams performance markant.

Tjekliste:

• Kort intro til brand, målgruppe og projekt
• Adgang til systemer og filer
• En fast kontaktperson til afklaringer
• Adgang til teamkanaler og relevante møder
• Et simpelt system til tid og afregning
• Klar forventningsafstemning på scope og deadlines