13 tips för att hitta de bästa frilansarna - och få bra lösningar

Av Carsten Bjerregaard, grundare av Marketingcapacity.dk 

Det är en bra idé att komplettera ditt fasta team med frilansare. Du får fler kompetenser till ditt förfogande och du får en flexibel kapacitet som du kan anpassa efter typen och omfattningen av dina uppgifter. Om du gör rätt kan du till och med få betydligt mer arbete för pengarna jämfört med att anlita en byrå. Här är mina tips på hur du hittar de bästa frilansarna och arbetar optimalt med dem.

Trenden är tydlig över hela världen. Fler företag utnyttjar frilanskompetens och lägger ut mer av sitt arbete på frilansare. Inte minst inom marknadsföring, där specialiseringen har ökat. Många etablerar en flexibel setup med copywriters, grafiska designers, digitala projektledare, SEO-specialister, social media-konsulter, email/automation-specialister, illustratörer etc.

Jag har arbetat med frilansare i mer än 20 år. Först som delägare i en reklambyrå, där vi ofta kompletterade vår personal med frilansare, och nu som grundare av Marketingcapacity.dk, som hjälper företag att hitta de rätta frilansarna. Min erfarenhet är att man som företag kan få mycket för pengarna om man agerar på rätt sätt. Här är mina tips.

1) Rita en bild av den idealiska person du letar efter

Ett bra samarbete börjar redan innan parterna hittar varandra. I grund och botten behöver du definiera den roll du vill fylla. Vilka uppgifter behöver personen utföra? Med vilka kollegor och i vilket team? En bra början är att sätta ord på den person du vill ha, om personen finns.

Det är ett område som jag ofta lägger kalorier på när jag hjälper företag att hitta frilansare. Det är nästan som i filmbranschen: casting är A och O. Ju bättre matchning mellan behov och kompetens, desto större chans att lyckas. En grafisk designer är inte bara en grafisk designer. Det kan vara stor skillnad på kärnkompetens, erfarenhet och intressen.

2) Titta på flera kandidater

Den första är inte nödvändigtvis den bästa. På Marketingcapacity.dk hittar vi nästan alltid 3 lämpliga kandidater som screenas, väljs ut och förintervjuas. Så företag som behöver frilanskompetens har kvalificerade profiler att välja mellan.

Som nämnts kan det nämligen finnas skillnader i frilansarnas kompetens, erfarenhet och personlighet. Och dessa skillnader blir särskilt tydliga när man jämför flera kandidater direkt. Så om möjligt, prata med flera frilansare - och välj sedan den som passar dig bäst.

3) Ge frilansaren utrymme

Det är en bra idé att erbjuda frilansaren ett utrymme som hen kan använda när hen arbetar för dig. Ja, om du har tillräckligt med utrymme kan du erbjuda ett fast utrymme som frilansaren kan använda fritt. Detta är förmodligen mer värdefullt för dig än de kostnader det innebär. Fysisk närvaro ger vissa fördelar i samarbetet som gynnar båda parter:

• Frilansaren får en känsla för er kultur
• Dina briefingar får genomslag när frilansaren träffar dina medarbetare eller ser dina produkter, t.ex.
• Det blir lättare för dig att ta dig an nya uppgifter
• Det blir lättare för frilansaren att ställa frågor och få ytterligare kunskap
• Du får en bättre uppfattning om hur och hur effektivt frilansaren arbetar under resans gång

Det är inte en förutsättning för ett bra samarbete att frilansaren är baserad i din organisation. Men det kan definitivt förbättra processerna - särskilt i början av samarbetet.

4) Sälj när du informerar

Det är lätt att falla in i gamla hjulspår när man briefar om nya uppgifter. Men för att få in ditt hjärta, din själ och extra kreativitet i lösningen rekommenderar jag att du säljer dina briefingar. Gör uppgiften intressant och viktig. Alla arbetar bättre om de är entusiastiska inför uppgiften.

Ju mer frilansarna älskar ditt företag, din produkt och din tjänst, desto bättre marknadsföring kommer de att skapa för dig. För de kommer att göra det med gott samvete och med glädje. Så låt din egen glädje och entusiasm lysa igenom. Det kommer bara att göra dem bättre.

5) Tänk i termer av regelbundna samarbeten och ta god tid på dig i början

Du kommer alltid att behöva investera i att få människor att arbeta snabbare. Oavsett om de är fast anställda eller frilansare. De måste lära känna ditt företag, förstå dina produkter, din kultur och ditt varumärkes personlighet. Det här är anledningen:

• Att ta sig tid att göra det grundligt
• Hålla fast vid de bra saker du har ombord

Även om de är frilansare som du inte behöver på heltid ska du behålla de bästa. Så att ni kan bygga vidare på den grund av kunskap och erfarenhet som ni redan har skapat tillsammans.

Börja med en grundlig genomgång av den första uppgiften. Följ processen noga, var beredd på missförstånd och döm inte för tidigt. Se eventuella misstag som en naturlig del av inlärningsprocessen. Och var så långt som möjligt öppen för förslag, även om de går stick i stäv med "det där brukar vi inte göra".

6) Gör överenskommelser om hur ni ska hantera tiden

Människor har olika känslor inför processen. Vissa vill bara ha en genomgång och ett datum för att leverera ett arbete. Andra är mer bekväma med en process där de visar något längs vägen så att de kan arbeta med kunden för att korrigera riktningen. Så prata om hur ni bäst kan organisera ert samarbete. Ni har ju trots allt ett gemensamt intresse av att det ska bli så bra som möjligt.

OBS! Även om det ofta är ett brådskande behov som får dig att söka efter en frilansare ska du vara försiktig så att du inte börjar samarbetet med "ett brådskande behov". Delvis för att du kan hamna i en lösning som inte är idealisk på grund av tidsbegränsningar.

Delvis för att omständigheter tenderar att glömmas bort, så att frilansarens arbete bedöms orättvist hårt, trots att frilansaren faktiskt försökte göra dig en tjänst genom att arbeta extra snabbt. Gör i stället dig själv en tjänst och vänta medvetet med att bilda dig en "uppfattning" tills de första 3-5 uppgifterna har slutförts.

7) Låt frilansaren korrigera när de behöver korrigeras

Det kan inte sägas tillräckligt tydligt. Undvik självrättande kreativt arbete. Skriv inte din egen text. Rita inte om ett logotypförslag. Gör det inte. Även om du tror att det kan spara tid. Av flera anledningar:

• Du får inte entreprenörens förslag till en bättre lösning - i förhållande till dina önskemål och invändningar
• Frilansaren lär sig inget som han eller hon kan använda nästa gång
• Ju mer du gör det, desto mindre ansvar känner frilansaren
• Du kommer inte att få frilansaren att ärligt kritisera dina korrigeringar

Det rätta sättet att korrigera en text är t.ex. att skriva ner dina kommentarer och önskemål (i förhållande till det specifika textförslaget) för dig själv. Du kan till exempel säga "I punkt 2 står det att man får välja färg, men det stämmer inte, vi har 15 färger". På ett möte går du sedan igenom texten med copywritern och berättar vad ditt problem med förslaget är. UTAN ATT SKRIVA OM DET SJÄLV.

Tricket med den här metoden är att du berättar vad problemet är eller vad du vill ha. På så sätt lär sig frilansaren något om dig och dina krav som de kan använda i framtida uppdrag. Om du skriver om det själv kommer frilansaren inte att veta varför det skrevs om. Och då får du samma problem igen vid ett senare tillfälle.

Så även om det tar lite längre tid på kort sikt kommer det att spara tid, pengar och krångel på lång sikt. Och det är inte ens det viktigaste. Det viktigaste är att om du går in och fixar lösningen själv så tar du ansvaret och motivationen från frilansaren. I extrema fall slutar det med att frilansaren levererar "något eller något annat, eftersom kunden ändå kommer att skriva om det själv". Ingen kan vara nöjd med det. Det ligger i ditt eget intresse att frilansaren känner att deras arbete är viktigt.

8) Bra människor går dit där de behandlas med respekt

Begåvade frilansare har ofta gott om jobb och många kunder som vill köpa deras tjänster. Så de väljer vem de arbetar för lika mycket som deras kunder väljer dem. Det finns en balans i samarbetet, och det är där respekten kommer in.

Naturligtvis är uppgifter och pengar utgångspunkten för samarbete. Men om du vill locka till dig och behålla talangfulla människor - inklusive frilansare - är det nästan ännu viktigare att de känner sig respekterade. Att de får rimliga deadlines och att man lyssnar på deras expertis.

Och ett viktigt ord i detta sammanhang är: Varför. Om en frilansare till exempel har arbetat hårt för att hålla en deadline och projektet flyttas är det bra att ge en förklaring. Precis som det är klokt att säga varför ett förslag behöver korrigeras.

Frilansare, precis som alla andra, kommer att göra det lilla extra för personer som behandlar dem med mänsklig och professionell respekt.

9) Se till att frilansaren alltid känner en känsla av ägande

Enkelt uttryckt är det ideala samarbetet ett där frilansaren:

• Är väl utrustade med information för att få jobbet gjort
• Ha tid att få jobbet gjort
• Ha utrymme att säga vad du tycker och ställa "dumma" frågor
• Få feedback så att de kan göra korrigeringar i sitt eget arbete

Om detta samarbete är framgångsrikt kommer frilansaren i praktiken att ta på sig ett medansvar för att leverera bästa möjliga resultat. En frilansare uttryckte det en gång på följande sätt: "Det finns inga ursäkter för att inte göra ett bra jobb för den här kunden. Kunden är rättvis, han ger bra genomgångar och visar respekt för mina förslag." Det var en klok kund.

10) Håll koll på projekt och ekonomi

Även ett bra samarbete kan komma under press om ni missförstår varandra när det gäller ekonomin. Därför är det viktigt att hålla koll på projekt och förväntningar under resans gång.

På Marketingcapacity.dk är processen sådan att våra kandidater rapporterar sin tid varje fredag. Så det finns 100% transparens när det gäller vad som görs, hur många timmar som spenderas på givna uppgifter etc. Så du kan undvika att projekt går i fel riktning.

När du arbetar med frilansare skulle jag råda dig att:

• Se till att du får veckovisa rapporter
• När du startar större projekt, be frilansaren om en uppskattning av antalet timmar
• Acceptera att det är ett intervall och att det per definition är omöjligt att förutsäga exakt hur lång tid ett arbete kommer att ta

Ju mer specificerat jobbet är, desto mer exakt blir vanligtvis en uppskattning. Så definiera dina krav så mycket som möjligt vid den tidpunkten. Du vill inte ha "några inlägg på sociala medier", du vill ha "10 inlägg på 100 ord vardera med en bild på Facebook varje månad". För att bara ta ett banalt exempel.

11) Betala i tid

Om du skapar rätt miljö för frilansare kommer de att älska att arbeta för ditt företag. Du får det bästa frilansarna kan prestera eftersom de lägger ner både hjärta och samvete i sitt arbete. Men pengar är fortfarande en del av ekvationen. Så även om pengar i sig inte motiverar din frilansare, kan de göra dem demotiverade. Det vill säga om frilansaren måste flytta för att få dem.

De flesta frilansare har ingen ekonomiavdelning som kan ta emot betalningar. De måste göra det själva. Och för många frilansare blir det besvärligt om de måste skriva eller ringa till en kund för att få sina pengar. Så undvik att försätta dig själv och frilansaren i den situationen. För ett företag kan 60 dagars kredit vara naturligt, men för en frilansare kan det vara svårt.

Att betala räkningar i tid är ett billigt sätt att skapa tillfredsställelse. På Marketingcapacity.dk betalar vi frilansarnas arbete senast 14 dagar efter månadens slut. Även om det företag som anlitar frilansaren kan ha längre betalningsvillkor.

12) Prata om hur mycket arbete som är optimalt för båda parter

Ett bra samarbete leder ofta till att mer arbete läggs ut på frilansaren. Till fördel för båda parter. Men det kan också leda till ett dilemma. Samtidigt som frilansaren kan vara glad över att få mer arbete, kan de också ha ett intresse av att ha fler kunder för att sprida sina risker (vanligtvis har frilansare 2-5 fasta kunder och ad hoc-uppgifter).

Om frilansaren tyst stänger av andra kunder och bara arbetar för dig är han mer sårbar än bra. Han måste börja bygga upp sin verksamhet på nytt den dag du av någon anledning slutar arbeta med honom.

Därför kan du inte nödvändigtvis anta att "ju fler timmar du köper, desto bättre". Eftersom det binder frilansaren. Och samma sak gäller för priset. Det kan vara naturligt att tänka "vi lägger ner fler timmar, så vi vill ha ett lägre timpris". Men var försiktig, för då riskerar frilansaren att hitta någon annan att arbeta med. Där timmarna passar och lönen är bättre. Som alltid är det de bästa och smartaste som lämnar först.

Mitt råd är att du pratar med din frilansare om huruvida uppdragsvolymen är lämplig. Frilansaren kommer att respektera dig för att du tar upp det. På så sätt kan du se till att ni båda känner er bekväma med att arbeta tillsammans.

Tänk på att en frilansare också kan få samtal från andra kunder medan de är hos dig. Det kan vara besvärligt för båda parter, men ju mer naturligt du kan hantera det, desto gladare kommer frilansaren att bli. Ingen gillar att göra något i smyg, så visa din frilansare att du respekterar deras andra kunder.

13) Ibland måste man bara ha varandra på heltid

Ibland finns det en så stabil grund för samarbete att en fast anställning kan övervägas. Min uppskattning är att ca 1/3 av alla frilansare skulle vilja ha ett heltidsjobb om det fanns ett som passade dem. Och på Marketingcapacity.dk ordnar vi regelbundet fasta tjänster när en frilansare och ett företag är "meant to be". När arbetsbördan bara har vuxit och vuxit så att frilansaren faktiskt arbetar heltid - eller nästan heltid - för företaget.

Så många ord. Om du följer dessa tips har du stor chans att skapa ett givande samarbete med frilansare.

Mycket nöje!