Bästa marknadschef – På detta sätt onboardar man frilansare för att få alla fördelar

Av: Carsten Bjerregaard, VD, Marketingcapacity.com

Marknadsföringslandskapet förändras ständigt. Därför måste även marknadsavdelningar anpassa sig för att leverera resultat. Nya teknologier, press på prestation och ett ökat behov av specialiserad kunskap gör det omöjligt för ett permanent internt team att lösa alla uppgifter med hög kvalitet. Därför kompletterar fler och fler företag sitt kärnteam med ett ekosystem av specialiserade frilansare. Som ett strategiskt val för att kunna skapa större effekt från en given marknadsföringsbudget.

Trenden att tänka i ekosystem med fler frilansare kommer att fortsätta och växa, men om du som företag vill få ut full nytta av frilanssamarbeten kan det kräva att du omprövar onboarding, samarbete och ledning. Den här artikeln ger ett förslag på hur du kan göra det.

Varför strategin med frilansare inom marknadsföring vinner

Frilansare är inte bara till för nödsituationer eller flaskhalsar. Använda korrekt kan de vara en nödvändig strategisk förlängning av ditt team. Bland de mest uppenbara fördelarna är flexibilitet, kvalitet och kostnadseffektivitet.

• Flexibilitet och skalning

En av de största fördelarna med frilansare är flexibilitet. Du kan snabbt skala upp och ner, beroende på kampanjer, säsongsvariationer eller nya projekt. Från en säljkampanj till en nylansering av en webbplats. Enligt en rapport från Deloitte anser 85 % av ledande befattningshavare att flexibel arbetskraft är en avgörande konkurrensfördel i framtidens organisationer (Deloitte, Global Human Capital Trends, 2023).

• Expertis nära till hands

Med ett ekosystem av frilansare har du tillgång till många av de nödvändiga disciplinerna – SEO, betald, e-postautomation, innehåll, CRO och mycket mer. Frilansare ger dig intern tillgång till djupgående specialistkunskap utan att behöva hitta en extern specialistbyrå inom en nisch. Detta gör det enklare att arbeta med ett agilt och kompetent team som kan leverera över olika kanaler och taktiker.

• Ökad effektivitet och lägre kostnader

Frilansare drivs av leveranser – inte processer. De arbetar ofta projekt- eller timbaserat, och detta innebär ofta en högre effektiv produktion per timme jämfört med fast anställda. Enligt Upworks Future Workforce Report (2023) uppger 73 % av företagen som använder frilansare att de uppnår högre effektivitet i leveranserna när samarbetet är väldefinierat.

Men just för att frilansare arbetar annorlunda behöver de också onboardas annorlunda. I mitt arbete med att hitta och integrera frilansare i bland annat över 40 % av C25-företagens marknadsföringsarbete har jag fått en del erfarenhet av hur man får bästa möjliga nytta.

Lätt onboarding – med tydlig riktning

Om du hittar rätt frilansare med relevant erfarenhet kan du komma igång snabbt. Många som samarbetar med MarketingCapacity.dk blir faktiskt förvånade över hur snabbt de kan ha en frilansare på plats. Och att frilansare ofta “kommer igång direkt”.

Trots detta skulle jag rekommendera att du funderar på hur du kommer igång på bästa möjliga sätt.

Den goda nyheten är att du inte behöver dra fram hela HR-manualen. Frilansare förväntar sig inte (och vissa kanske inte vill ha) samma onboardingprocess som en fast anställd. Men det betyder inte att du ska hoppa över onboarding. Du behöver bara fokusera annorlunda.

Frilansare väljs oftast för att de är experter. Därför behöver de inte professionell utbildning, utan snarare:

• En kort introduktion till ditt företags tonläge, målgrupper och arbetssätt
• Tillgång till nödvändiga system och plattformar (CMS, kampanjverktyg, Slack/Teams, etc.).
• En kontaktperson de kan vända sig till under den första veckan

En studie i Harvard Business Review lyfter fram “tillgång till information och beslutsfattare” som den viktigaste framgångsfaktorn i frilanssamarbeten, särskilt i kortare eller projektbaserade engagemang (HBR, 2021).

3 konkreta steg:

• Skapa en checklista med de viktigaste länkarna och inloggningarna
• Använd till exempel en kort Loom-video där du presenterar projektet och teamet
• Ge ett tydligt ramverk för hur feedback, iteration och inlämning sker

OBS: Inte en “single point of contact”

Många marknadsföringsteam gör misstaget att behandla frilansare som små byråer som måste hanteras genom en permanent kontaktperson. Detta kan vara väldigt naturligt om du mestadels är van vid att arbeta med externa byråer. Men det dödar både tempo och värde. Precis som det skulle göra om fast anställda alltid var tvungna att gå via en gemensam kontaktperson.

Frilansare är bäst när de är integrerade i teamet – och arbetar nära kollegor, intressenter och beslutsfattare. Enligt Forbes känner sig frilansare både mer engagerade och levererar snabbare när de arbetar delvis på plats och har direkt tillgång till teamet (Forbes, 2022).

Se dina frilansare som deltidskollegor – inte som externa ”leverantörer”. Ge dem:

• Möjlighet att delta i relevanta teammöten
• Tillgång till projekttrådar och kommunikationskanaler
• Delade mål och utvärderingar med teamet

Det skapar inte bara snabbare framsteg – det ger också ömsesidigt lärande och bättre resultat.

Tidsspårning och struktur = bättre samarbete

En av de platser där friktion ibland kan uppstå i frilanssamarbeten är kring tid, omfattning och fakturering. Det räcker inte att ”förvänta sig cirka 20 timmar” om du inte följer upp.

Se till att du har ett system på plats för:

• Tidsspårning (t.ex. Toggl, Harvest, Clockify)
• Projektstatus och uppgiftsöversikt (t.ex. Asana, Trello, Notion)
• Fakturerings- och betalningsavtal (helst skriftliga)

Enligt Upworks senaste rapport upplever 63 % av företagen att de får en mer produktiv och transparent frilansinsats när tidsåtgången kontinuerligt dokumenteras och delas med teamet (Upwork, 2023).

På MarketingCapacity.com-plattformen samlas tid, omfattning och fakturering på ett ställe – och bidrar till att samarbetet flyter på smidigare. Varje vecka genereras timrapporter som skickas till det företag som frilansaren arbetar för. Med en redogörelse för vad, när och hur mycket som arbetas med olika uppgifter.

Slutsats

Frilansare är inte bara en tillfällig lösning – de är en strategisk tillgång om du onboardar dem korrekt. Du får specialiserad kunskap, skalbarhet och utförandekraft.

Men se till att skapa grunden för att de ska kunna leverera:

Tillhandahåll en enkel men strukturerad onboarding
Se dem som en del av teamet – inte som “externpersoner”
Säkerställ tydlighet kring tid, omfattning och kommunikation

Med rätt upplägg kommer dina frilansare inte bara att “hjälpa till” – de kommer att accelerera ditt teams prestationer avsevärt.

Checklista:

• Kort introduktion till varumärke, målgrupp och projekt
• Tillgång till system och filer
• En permanent kontaktperson för förtydliganden
• Tillgång till teamkanaler och relevanta möten
• Ett enkelt system för tid och fakturering
• Tydlig förväntningsavstämning kring omfattning och deadlines