Frilansare är en ny verklighet. Men bara ett fåtal företag är tillräckligt kompetenta för att använda dem. Är ditt ett av dem?

Av Carsten Bjerregaard, VD Marketingcapacity.dk

Det är en internationell trend att frilansare blir en allt viktigare del av företagens upplägg. Men vet ditt företag hur man använder dem optimalt? Här är fem steg som kan förbereda din marknadsavdelning för en ny form av samarbete.

Frilansare som en strategisk kapacitet – inte bara ett taktiskt tillskott

Det är inte bara praktiskt att anlita frilansare, det är alltmer strategiskt nödvändigt. Inom teknikbranschen har vi sett en ny “gyllene era” för högt specialiserade frilansare, som företag integrerar direkt i sina team. I vissa fall får frilansare ansvar för att leda viktiga projekt under längre perioder. Wired Magazine rapporterade 2024 att, särskilt när det gäller AI och datarelaterade roller, väljer många företag att samarbeta med frilansare eftersom det ger snabb tillgång till kompetenser som de inte själva har – och som kan ta månader att anställa.

Den amerikanska byrån Wripple lyfter i sin rapport ”5 Benefits of Using Marketing Freelancers” (2023) fram att företag uppnår både flexibilitet, högre kvalitet och bättre time-to-market när de integrerar frilansare som en permanent del av sin kapacitet – särskilt inom marknadsföringsfunktioner, där tempot och behovet av specialisering är högt.

Enligt en LinkedIn Workforce Report från 2024 riskerar 55 % av alla arbetsplatser att påverkas av AI och automatisering. Detta har skapat en växande insikt hos många företag: Det kan helt enkelt vara strategiskt nödvändigt att använda frilansare för att kunna anpassa sig och lösa nya uppgifter.

Istället för att täcka alla kompetensområden med fast anställda, tar marknadsföringsteam in specialister precis när de behövs – till exempel. Detta skapar en mer flexibel organisation som lättare kan anpassa sig till marknadens förändrade krav. Det är lite som tillverkningsföretag, där halvfabrikat och material inte står i ett lager i månader utan anländer precis när de behövs i produktionen.

Det är Just in Time – en välkänd filosofi i produktionsvärlden. Tänk om man tänker på HR på samma sätt? Så att du inte behöver ha allt i lager (eller på lönelistan) hela tiden. Utan där den fasta kapaciteten kan kompletteras flexibelt och precist när behovet uppstår. Det är faktiskt kärnan i att arbeta strategiskt med frilansare och externa konsulter.

Och det är här det blir intressant: Många företag använder redan frilansare – men få gör det med samma professionalism och precision som de förväntar sig av sin fasta produktionsuppsättning. För att lyckas med det krävs det inte bara nya verktyg. Det kräver en ny kultur. Ett nytt sätt att se din organisation. Inte som en statisk struktur med fasta tjänster, utan som en dynamisk plattform där kapacitet och kompetens kan kopplas samman när det är meningsfullt.

I nästan 10 år har jag introducerat hundratals marknadsföringsfrilansare till större företag i Danmark. Här är ett förslag på fem strategiska steg som hjälper dig att bli en organisation som inte bara kan arbeta med frilansare – utan är bra på det.

1. Gör det till en strategisk förmåga – inte bara ad hoc-brandbekämpning

Att arbeta effektivt med externa är inte en slumpmässig förmåga som plötsligt dyker upp. Det är en kompetens som ni som företag måste bygga upp och förankra – och det börjar med ledningen. Om ert företag fortfarande ser frilansare som en “akutinsats” som träder in när någon blir sjuk eller kampanjen drar ut på tiden, då kommer ni aldrig att få ut det bästa av samarbetet.

Istället bör ni se att arbeta med externa personer som en strategisk förmåga – i nivå med er förmåga att rekrytera, utveckla eller leda interna team. Det handlar inte om att ersätta fast anställda – utan om att göra det möjligt för organisationen att attrahera, integrera och aktivera kunskap precis när den behövs. Just in Time.

Tips: Sätt upp att arbeta med extern kapacitet på agendan för både ledningsgruppen och styrelsen. Det är en strategisk förmåga – inte bara en HR-uppgift.

2. Tänk på onboarding som en miniversion av att anställa

Frilansare behöver inte gå på MUS-intervjuer eller julfester – men de behöver fortfarande onboardas om ni vill få värde snabbt. Det innebär tillgång till relevanta system, tillgång till kunskap, kontakter, briefingar och en tydlig arbetsbeskrivning. Alltför många företag misslyckas här – de glömmer att det är deras ansvar att se till att den externa personen kan bidra. Inte bara frilansarens.

Ett bra samarbete börjar med att etablera sammanhanget: Vad handlar uppgiften om? Vad behöver vi uppnå? Vad har vi gjort tidigare? Vad fungerar – och vad fungerar inte? Det kräver inte en två veckor lång introduktionskurs, men det kräver något.

Exempel: En klient skickar en halvsides briefing till en frilansande copywriter och förväntar sig en kampanj på måndag. Men copywritern kanske inte vet någonting om tonläge, målgrupp eller tidigare kampanjer. Gissa vad som händer? Lägg en timme på onboarding – och spara 10 timmar omskrivning.

3. Gör samarbetet flexibelt – men också bindande

Frilansare förväntar sig flexibilitet – det är därför de valde frilanslivet. Men det betyder inte att samarbetet måste vara löst. Tydliga avtal, regelbundna feedbackmöten och tydliga deadlines är inte motsatsen till flexibilitet – de är förutsättningen för att flexibilitet ska fungera.

Det handlar om att bygga broar mellan de interna teamen och de externa krafterna. Använd verktyg som stödjer samarbete – som Trello, Asana eller Notion – och ha fasta kontaktpunkter. Många frilansare arbetar för flera klienter samtidigt, så otydlig kommunikation slutar snabbt som bortkastad tid (och extra fakturor).

Tips: Skapa kanske ett fast format för samarbete – till exempel en enkel Trello-tavla med att-göra, göra och gjort – så att både teamet och frilansaren kan hålla jämna steg utan dagliga e-postmeddelanden.

4. Integrera – men överintegrera inte

Frilansare behöver inte vara en del av er interna Slack-kanal på fredagsmorgnar. Men de behöver känna att de är en del av något. Ett typiskt misstag är att göra det till antingen-eller: Antingen kastas frilansaren in som en “extern extern” eller så försöker ni göra dem till en del av teamet på samma villkor som alla andra.

Sanningen ligger någonstans mittemellan. Ge dem tillgång till vad de behöver – information, projektstatus, relevanta kollegor – men utan att dränka dem i företagets interna brus. När ni hittar den balans som fungerar för er skapas en slags förtroendebaserad koppling, där frilansaren arbetar med er – inte bara för er.

Exempel: Ett marknadsföringsteam bjuder in sin frilansande SEO-specialist till ett veckovis 15-minuters statusmöte – men inte till de dagliga Slack-diskussionerna. Det ger tillräckligt med sammanhang – utan överdrift.

5. Lär dig att hantera, utvärdera och (viktigast av allt) släppa taget

Även en bra frilansprocess tar slut någon gång. Men många glömmer att utvärdera samarbetet: Vad gick bra? Vad borde vi göra annorlunda nästa gång? Och minst lika viktigt: Att avsluta ordentligt. Faktura, åtkomst, data – och kanske ett litet “tack för den här gången”-mejl. Det skapar ett bra slutintryck – och gör det mycket lättare att få tillbaka folk senare.

Ett systematiskt samarbete med frilansare fungerar bäst om du ser det som en cykel: Identifiera, onboarda, integrera, samarbeta, utvärdera och fasa ut. När det blir en del av din praktik uppstår flöde och ömsesidig professionalism – och inte bara slumpmässiga projekt av varierande kvalitet.

Tips: Lägg 15 minuter på ett “offboarding-samtal” där du bara städar upp och avslutar. Det tar inte lång tid – men det betyder mycket.

Hur rustar du organisationen?

Det kräver mer än rutiner och verktyg. Det kräver en kulturförändring. En allmän förståelse i organisationen för att kunskap och kompetens kan komma utifrån – och att det skapar extra värde i företaget. Att människor inte ska mätas efter om de är fast anställda i företaget, utan efter vad de bidrar med.

Och det kräver mod från mellanchefer och projektledare: Mod att ge ansvar till någon man kanske aldrig träffat fysiskt. Mod att ställa tydliga krav – men också att ge frihet. Och då krävs det förtroende. Inte naivt förtroende – utan professionellt förtroende baserat på tydliga avtal och god kommunikation.

Exempel: Många större företag skapar nu interna ”talangpooler”. Ett slags ekosystem med föredragna frilansare som snabbt kan kallas in när behovet uppstår. Detta gör det lättare för projektledare att agera snabbt – och skapar relationer som fungerar.

Frilansare är inte ett hot – de är en möjlighet

Att använda frilansare kräver en modernare samarbetskultur. Det kräver nya gränssnitt, nya verktyg och, inte minst: Förtroende. Men det lönar sig. För när man får det att fungera har man tillgång till en enorm reservoar av talang, erfarenhet och tempo – utan stora rekryteringsprocesser eller dyra agentavtal.

Och ja – det kräver ett nytt sätt att se på din verksamhet. Inte som ett fast antal anställda i en specifik byggnad. Utan som en rörelse. En process. En öppen organism som kan dra in rätt kapacitet vid rätt tidpunkt.

Det är inte framtiden. Det är nuet. Frågan är: Är du redo?